BPO Financeiro: o passo a passo completo para terceirizar seus processos

Esse é um dos serviços mais eficazes para agilizar tarefas operacionais e tornar a atuação da sua empresa mais estratégica. Mas, afinal de contas, o que é BPO Financeiro?

Você sabia que, segundo pesquisa do Sebrae, 2 em 3 empresas desaparecem por perder todo ou grande parte do dinheiro investido? A única maneira de não fazer parte desta estatística é implementar processos financeiros muito bem estruturados, com ajuda de especialistas no assunto. Porém, como é possível fazer isso e, ao mesmo tempo, investir em soluções fundamentais para o core business da empresa? Para micro e pequenas empresas, isso torna-se quase impraticável. Pois é, quase. É aí que você deve conhecer o BPO Financeiro.

A sigla BPO vem do inglês Business Process Outsourcing (Terceirização dos Processos de Negócios), e representa a externalização de uma área funcional da empresa. Logo, o BPO Financeiro trata-se da terceirização de processos específicos desta área. Assim, a presença de um funcionário puramente operacional torna-se praticamente obsoleta – com o BPO, o potencial e a expertise do profissional financeiro podem ser melhor aproveitados para encontrar soluções inovadoras e estratégicas para o amadurecimento da sua empresa.

O que pode ser terceirizado?

Contas a pagar e a receber
Gestão da folha de pagamentos
Conciliação bancária
Rotinas de faturamento
Gestão de relatórios
Acompanhamento fiscal e tributário
Entre outros

BPO Financeiro x Escritório de Contabilidade: qual a diferença?

Até agora, falamos muito de terceirização de processos. Mas isto não é exatamente o que um escritório de contabilidade oferece? Bem, em partes. Enquanto o escritório pode atuar apenas como consultor financeiro e tributário para auxiliar a seguir as legislações municipal, estadual e federal, o BPO representa a terceirização efetiva dos procedimentos da área. É uma cultura nova e que exige um alto nível de maturação de normas e de confiança entre ambas as partes. Após a análise conjunta dos processos que deverão ser terceirizados, você e sua equipe devem estar confortáveis em realizar o escopo definido, que obrigatoriamente deve oferecer um ganho de produtividade à empresa.

Isso não significa, claro, que tais tarefas serão executadas sem seu acompanhamento. Muito pelo contrário! A implementação do serviço acontece exatamente para simplificar a parte operacional e oferecer a você uma visão mais ampla e hábil do negócio.

O BPO Financeiro vai além da contratação de um escritório de contabilidade comum: é um serviço que aparece como diferencial estratégico, e que atua na execução de processos como contabilidade gerencial, orçamento e previsão, análise financeira e muitos outros.

Principais vantagens de implementar o BPO Financeiro

Aumento de produtividade

Com a terceirização de determinados processos, o gestor financeiro (ou gestor, dependendo do organograma da empresa) tem a possibilidade de concentrar seus esforços para a aprovação de pagamentos, análises de fluxo de caixa e demais decisões em apenas um ou dois momentos da semana – uma otimização imensa da carga de trabalho! Isso garante um aumento de produtividade da equipe, que pode focar seus esforços em tarefas relevantes ao core business da empresa. Na prática, você tem menos burocracia e mais resultados palpáveis!

Redução considerável de custos

O motivo é simples: o investimento necessário para contratar serviços de BPO será muito mais barato e assertivo do que montar uma equipe inteira especializada no assunto, capacitá-la constantemente e manter uma boa estrutura para a execução do trabalho. Otimização de gastos é palavra-chave por aqui!

Equipe dedicada

Este é um ponto que pode até parecer irrelevante, mas que é extremamente importante para a continuidade dos seus negócios. Por exemplo: o que você fará quando o profissional responsável por sua área financeira entrar em férias ou pedir desligamento? Contratar um novo funcionário temporário, talvez? Isso exigiria um investimento — de tempo e de dinheiro — em um treinamento intenso para transmitir os conhecimentos e particularidades da empresa. Com o BPO financeiro você não corre esse risco, já que a empresa prestadora de serviços tem a obrigatoriedade de atuar de acordo com as suas necessidades para nunca deixar a empresa na mão.

Processos em evolução constante

O mundo dos negócios está sempre em transformação, o que exige que a sua empresa acompanhe as mudanças para manter-se relevante no mercado. Por isso, empresas responsáveis pela aplicação do BPO Financeiro possuem profissionais com amplo conhecimento e experiência no assunto, que oferecem continuamente melhorias nos processos definidos e utilizados.

Mas, na prática, como é feita a implementação?

Para um melhor ganho da implementação do BPO você precisa de um banco que forneça possibilidade de criação de usuário; definir uma matriz de responsabilidades, utilizada para definir a precificação para a execução dos trabalhos; e contratar um sistema com acesso à nuvem (precisa de indicações? A iGO ajuda você!). Com isso, o procedimento irá ocorrer da seguinte maneira:

Reunião de expectativas e levantamento entre empresa e equipe de BPO (de um escritório de contabilidade ou outra empresa especializada);
Proposta dos serviços que serão oferecidos;
Checklist de entrada de BPO;
Definição de matriz de responsabilidades;
Definição de agenda de trabalho;
Rotinas de entradas e saídas do processo.

Envolvidos e suas responsabilidades

Empresa: definir Gestor e Equipe de Finanças;
Equipe de BPO: terceirizar os processos acordados e gerar insights de negócios à empresa;
Sistema contratado: possibilitar acesso à nuvem;
Banco: fornecer criação de usuário.

Como encontrar a empresa de BPO Financeiro ideal?

Para oferecer um ótimo serviço de BPO, a empresa contratada necessita possuir 3 pontos-chave: grande experiência de mercado, expertise no assunto (claro), e uma boa estrutura, com acesso a todas as ferramentas necessárias para efetuar o trabalho com qualidade e agilidade.

Com a ajuda da Add4b você contará com as melhores tecnologias e uma equipe de alta performance para alavancar os resultados de sua empresa e acelerar o crescimento de seu negócio.

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